De la planification linéaire à la planification par contrainte

Automatiser les plannings pour faciliter la prise de décision… et bien plus encore !

La crise sanitaire bouleverse fortement les organisations et leurs collaborateurs et peut impacter leurs capacités de production et l’agilité nécessaire au maintien de leur compétitivité. Dans ce contexte, la planification des ressources humaines et matérielles, devient encore plus centrale pour faire face aux variations d’activités et aux fluctuations dans les effectifs. Sans outils adéquats pour l’aider à organiser le travail et anticiper au mieux les besoins en prenant en compte ses propres contraintes, l’entreprise risque de naviguer à vue et de ne pas prendre les meilleures décisions pour assurer sa rentabilité, son développement, mais aussi la satisfaction et l’engagement de ses collaborateurs.

Même si de nombreuses entreprises aujourd’hui vont au-delà de la simple planification d’absences et de présences en prévoyant également les ressources par poste et compétences, la prise en compte des contraintes réglementaires, légales, d’accord d’entreprise et de productivité … propres à l’organisation, n’est pas encore généralisée dans cet exercice.

Quelles en sont les raisons ? Manque de maturité de l’entreprise dans sa capacité à déterminer et modéliser ses indicateurs de productivité, et/ou manque de solutions pour automatiser un processus de planification par contrainte souvent complexe et chronophage pour des managers dont l’objectif premier est d’être davantage sur le terrain et concentrés sur le pilotage de la performance ?

Nous avons voulu apporter un éclairage sur la question en mettant deux acteurs spécialistes de la GTA et de la planification à contribution : Adrien Fachon Directeur général de Cosytec by Cegedim SRH et Franck Signol – Responsable avant-vente chez Asys.

Tout d’abord comment définissez-vous la planification par contrainte ?

« Pour Cosytec, la planification par contrainte ce n’est pas de la simple planification flat dans un planning, c’est une planification intelligente basée à la fois sur les ressources humaines et matérielles et sur les contraintes de l’organisation. En synthèse, il s’agit d’optimiser les ressources en résolvant des problèmes liés à des contraintes tout en répondant à des objectifs de productivité.»

Et chez Asys quelle différence faites-vous avec la planification dite linéaire ? « Alors que dans la planification linéaire on planifie des postes et compétences pour s’assurer que les services vont être bien organisés dans les semaines à venir (c’est encore souvent la demande initiale), avec la planification par contraintes, on définit en amont toutes les contraintes de l’organisation et on les intègre dans un outil dédié pour obtenir un planning idéal permettant aux managers de prendre les bonnes décisions. »

Quelle est la situation aujourd’hui en matière d’équipement ?

Il existe principalement deux cas de figure selon nos spécialistes.

D’un côté les entreprises qui gèrent comme elles le peuvent leurs ressources, et souvent encore avec Excel. Mais, même s’il reste l’outil de prédilection pour sa flexibilité en matière de planification, son exploitation devient vite ingérable si on doit y intégrer les notions de contraintes.

D’un autre côté, les organisations plus matures qui utilisent déjà des outils de planification et/ou de GTA, mais qui n’intègrent pas du tout la notion de contraintes.

Tout l’enjeu est alors de changer les pratiques pour faciliter le quotidien des managers et des directions opérationnelles.

Y a-t-il des secteurs d’activité plus concernés que d’autres ?

« En réalité, dès qu’une entreprise a un enjeu sur l’optimisation de ses ressources humaines et matérielles pour être efficace, il y a nécessairement un besoin de planification pour organiser tout ça. Chaque secteur d’activité est concerné. Chez Cosytec nous connaissons particulièrement bien le secteur des médias et ses contraintes. Par exemple, pour une chaine de télé ou radio, la planification est clé. Il faut les bonnes personnes avec les bonnes compétences au bon endroit pour que la production puisse être réalisée dans le bon timing. Un outil de planification par contrainte est fondamental pour les équipes, pour prévoir à la minute, avec des compétences pointues et précises. »

Asys bénéficie d’une expertise plus ciblée sur le secteur de la santé. Pouvez-vous nous en dire plus sur ses enjeux métier ?

« Absolument. Prenons l’exemple d’un service imagerie médicale dans un CHU. Les machines utilisées représentent des investissements colossaux pour l’hôpital. Le but est de les rentabiliser au maximum en remplissant le plus possible les plannings en patients. La difficulté pour ces structures, est de tenir compte des contraintes de disponibilité de personnel sur ces machines, des compétences particulières des agents et de respecter l’équité de traitement (nb de nuits, nb de week-end… polyvalence). Il est en effet important de faire tourner les effectifs sur toutes les machines pour ne pas perdre en compétences ».

A qui s’adressent ces outils de planification par contrainte ?

« Pour revenir sur ce que nous évoquions précédemment, la planification par contrainte sert à répondre plus efficacement à des objectifs de productivité. Aussi, chez Cosytec, nos interlocuteurs sont en général les personnes liées à la production (industrielle ou service). Tout l’intérêt est de pouvoir valoriser ces informations liées aux prévisions de ressources jusqu’au bulletin de paie, au même titre que les données liées au réalisé qui intéressent, quant à elles, plus généralement les directions des Ressources Humaines. »

« C’est globalement la même chose chez Asys… nous adressons des responsables de production, des directeurs des soins qui ont besoin d’avoir une vision globale et anticipée de la structure. Nous constatons aussi une implication très forte des DSI sur tous les enjeux de planification, et parfois des directions financières intéressées par l’aspect analytique autour des temps et des coûts. »

On le comprend, si ce genre d’outils permet de proposer le meilleur planning en tenant compte de toutes les contraintes de l’organisation, quels sont les principaux ROI avec ce type de solution ?

« Nos différentes expériences clients chez Cosytec ont permis de mettre en évidence deux grands types de ROI.

Tout d’abord d’un point de vue quali on notera une réelle amélioration en matière de fluidification dans la gestion des moyens matériels et humains. Avec un outil de planification par contrainte centralisant l’information, le collaborateur rentre ses souhaits, le managers valide une planification avec la solution proposée par l’outil intégrant toutes les contraintes de l’organisation, et la direction dispose d’un reporting associé pour mesurer la production au regard des décisions prises.

Ensuite un ROI financier notamment dans les médias ayant recours à des contrats courts (intérimaires, pigistes). Grâce à un prévisionnel précis et une meilleure affectation des ressources en production, ces organisations par définition ultra agiles, optimisent le recours à l’ensemble de ces ressources ponctuelles afin de mieux maîtriser leur masse salariale. »

« Côté Asys, nous travaillons par exemple avec des Centres de lutte contre le cancer. Avec une planification et une gestion de leurs ressources principalement manuelle sous Excel, avec des équipes très réduites, là où elles pouvaient consacrer une journée à planifier en tenant compte de toutes leurs contraintes, l’outil leur permet d’obtenir le planning idéal en 5 minutes et avec des éléments fiables. C’est aussi un gage de gain financier. Lorsque le paramétrage est réalisé pour ne pas dépasser 35h/semaine, l’outil ne cherchera pas à planifier des heures supplémentaires. On mesure ici également tout l’intérêt en termes de maîtrise de la masse salariale»

Et la crise sanitaire dans tout ça ? Quels impacts sur la planification ?

L’impact est fort sur la planification des ressources, c’est une évidence. Avec le recours au télétravail plus massif qu’avant le début de la crise, lorsque les entreprises donnent la possibilité à leurs collaborateurs de faire du télétravail, elles doivent pouvoir piloter ce travail à distance en temps réel. Qui sera présent sur site ? Qui travaillera de chez soi ? Quels sont les besoins et les contraintes des collaborateurs (matériel, cas contact, maladie….) ?

Le deuxième changement, c’est l’augmentation du nombre de contraintes liées au contexte sanitaire. Si l’organisation ne peut pas accueillir en même temps plus de 50 % de ses équipes sur site par exemple, cette modification doit être intégrée dans l’outil de planification afin de prendre en compte ces nouvelles contraintes et de sécuriser les décisions des managers. Sans outil adapté, la tâche peut s’avérer un véritable casse-tête et de surcroît hyper chronophage.

Enfin n’oublions pas le respect de l’équité. Dans ce contexte particulier et dans le cadre de nouveaux accords d’entreprise, les collaborateurs sont amenés à faire des demandes ponctuelles ou permanentes de télétravail. Le principe ne peut pas être toujours en faveur du premier demandeur. Pour éviter au manager de se retrouver face à un énorme casse-tête, un outil d’automatisation de la planification basé sur des règles précises aidera à proposer une solution équilibrée et équitable entre l’ensemble des collaborateurs.

Existe-t-il des freins à la mise en œuvre de ce type d’outil de planification ?

Pour Adrien Fachon, Il peut y avoir effectivement des freins liés à des pratiques ou à des habitudes. « Avec un outil qui est force de proposition, cela vient changer certaines pratiques, ou des habitudes pour les managers et les collaborateurs et cela peut bousculer l’organisation en place. Aujourd’hui, même s’il peut y avoir une petite réticence au changement, les bénéfices en sortie de projet sont énormes en termes fonctionnel, de fluidité et de visibilité partagée dans le temps. Le processus est moins artisanal et moins douloureux avec les bons outils.»

Et Franck Signol de rajouter : « Les habitudes ont la vie dure. Les freins sont principalement liés au manque de maturité, de vision en amont sur les besoins. Le moteur fait ce qu’on lui demande de faire, et le paramétrage est essentiel. Aussi, l’entreprise est-elle capable de déterminer les périodes données et les ressources basées sur ses propres expérimentations ? A-t-elle un modèle mathématique éprouvé : volume de C.A., volume de clients pour déterminer le nombre d’ETP nécessaire ? Autant de questions qui peuvent ralentir un projet si elles ne sont pas traitées en amont»

Et demain comment voyez-vous les choses évoluer ?

« En échangeant avec nos clients chez Asys dans tous les secteurs et encore plus dans la santé, nous constatons une forte évolution de la demande en matière de planification par contrainte. La démarche se démocratise avec le souhait de la coupler à une gestion des Temps. On nous demande de plus en plus des outils partagés pour optimiser le vivier de salariés, avoir une aide au remplacement avec une bourse d’échange.

Selon Adrien Fachon, « Il y aura un avant et un après la Covid, et certainement pas de retour en arrière. L’impact est déjà mesurable et sera encore plus évident sur les prochaines années.

Avec toutes ces nouvelles façons de travailler, les entreprises s’interrogent par ailleurs, sur la nécessité de conserver des mètres carrés qu’elles n’occupent plus en permanence. Avec l’utilisation d’outils de planification par contraintes, elles vont pouvoir avoir une visibilité plus précise sur leurs besoins immédiats et futurs et envisager une meilleure répartition pour optimiser l’usage de leurs locaux et leurs charges locatives et immobilières. »

Merci à Adrien Fachon – Cosytec et Franck Signol – Asys pour leurs éclairages très utiles sur ce vaste sujet.

Pour conclure, comme tout projet impliquant une transformation des processus, celui lié à la mise en œuvre d’un projet de planification par contrainte nécessite, à nos yeux, un accompagnement très en amont pour préparer une spécification détaillée de ce pan planification autour des contraintes de l’organisation et des indicateurs de productivité.

Notre approche personnalisée et globale d’accompagnement chez Newext RH permet de couvrir toutes les dimensions du projet depuis l’analyse des besoins, la définition de la cible, l’aide au choix des solutions, la mise en œuvre du projet et la conduite du changement.

Contactez-nous pour réfléchir ensemble à votre projet.  https://www.newext-rh.com/contact/

A propos de Cosytec by Cegedim SRH

Solutions logicielles de planification intelligente à base de technologie de programmation par contraintes pour optimiser les ressources humaines et matérielles www.cosytec.fr

A propos d’Asys

Solutions et services innovants pour la gestion des Temps & des Activités et la planification des ressources humaines www.asys.fr