Aide au choix SIRH : comment prendre la bonne décision ?

Le contexte de transformation du numérique est favorable au développement des solutions SIRH, dont le marché est en hausse de 8% par an depuis 2018, selon une étude Markess. Tirer parti du digital tout en sécurisant les données traitées est donc le principal enjeu actuel des services RH. Pour y parvenir, il faut définir des objectifs précis et choisir les bons outils. C’est pour cela qu’un projet SIRH peut se révéler complexe, et l’accompagnement d’un cabinet spécialisé pour l’aide au choix SIRH, comme Newext RH, est précieux.

Dans cet article, nous faisons le point sur les grandes étapes à respecter pour choisir la solution SIRH la plus adaptée à vos enjeux.

1 – L’analyse du contexte, un prérequis pour pour bien choisir votre SIRH

Lorsqu’une entreprise entame le processus de sélection d’un outil SIRH, il est nécessaire de remonter bien en amont des besoins. La première étape à ne pas négliger est donc de faire une analyse complète du contexte et de l’environnement de l’entreprise. En effet, un premier “tri” des différents outils existants peut se faire en fonction des éléments structurels de votre organisation :

• La taille de l’entreprise et le nombre de salariés
• Les différentes typologies d’employés
• La structure de l’entreprise : existence de filiales, succursales, magasins, etc. 
• La dynamique de l’entreprise : stabilité, croissance, rachats, etc.
• La taille de l’équipe des ressources humaines
• Les problématiques et enjeux RH spécifiques à l’entreprise
• Les outils RH et SIRH déjà en place
• Les capacités financières et le budget dédié au projet SIRH

Avoir recours à un prestataire externe pour cette première étape peut permettre de baliser votre environnement de manière exhaustive, sans oublier d’éléments et avec une prise de recul nécessaire pour ne pas négliger certains points importants qui vous paraîtraient anodins, mais qui serait en fait une spécificité à bien prendre en compte. 

Le témoignage de Philippe Grié, Directeur des Ressources Humaines au sein du groupe Terrena, illustre bien cet enjeu d’aide au choix d’un SIRH : ”Pour les 200 sociétés et 20 conventions collectives, nous avions, à plusieurs reprises, déjà tenté de conduire le projet d’harmonisation de notre système de paie et de GTA sans avoir pu le finaliser par manque de temps et de ressources.[…] Du fait de notre histoire et de nos spécificités métiers, 10 solutions de paie et environ 5 à 6 solutions de GTA cohabitent au sein du groupe. […] Il nous parait alors essentiel d’être accompagnés pour nous aider à faire les bons choix en matière de solutions en challengeant pour nous les éditeurs et en étant à nos côtés pour conduire le projet jusqu’à son terme.” (Lire le témoignage complet)

2 – Définition des “besoins logiciels”

La deuxième phase du processus visant à aiguiller votre choix de SIRH est de définir votre cahier des charges sur les besoins logiciels, c’est-à-dire les besoins purement techniques. À cette étape, il est primordial d’impliquer différents corps de métier, et notamment la DSI, pour répertorier l’ensemble des besoins des différentes parties prenantes du projet. Les besoins techniques sont définis selon deux axes principaux :

• Les besoins fonctionnels métier qui sont identifiables grâce au premier travail de contextualisation effectué à la première étape. Les fonctionnalités et les différentes possibilités de paramétrage dont vous avez besoin dépendent des différents facteurs cités ci-dessus. 

• Les besoins liés à l’interfaçage avec l’existant, pour que la solution SIRH sélectionnée soit entièrement compatible et complémentaire par rapport aux outils que vous utilisez déjà. Il est ainsi nécessaire de savoir quelle part du système en place sera conservée, ce qui n’est pas forcément simple : il faut prendre en compte différents paramètres comme les mises à jour possibles de vos outils les plus anciens, l’évolution des besoins à plus long terme, l’impact financier de changer tout ou une partie de vos outils, etc.

La réussite d’un projet SIRH est conditionné à la bonne réalisation du cahier des charges, comme a pu l’expérimenter le groupe Avril : “Nous avons fait une première tentative de digitalisation de la revalorisation des salaires[…]. Cependant, le projet était trop complexe, cela n’a pas abouti. Nous avions en fait besoin de simplifier le projet et de nous recentrer sur nos réels besoins, sur les points critiques, car notre première demande manquait de cohérence pour qu’une solution soit possible. Après avoir reçu l’aide de Newext RH, nous avons donc pu recontacter Cornerstone avec un cahier des charges factuel et rationalisé afin d’effectuer un POC pour avancer sur le projet.”, affirme Marion Gales, Responsable Applications SIRH du groupe. (Lire le témoignage complet).

3 – Définition des “besoins serviciels”

En parallèle, le cahier des charges doit aussi contenir vos besoins liés aux services attendus de la part de l’éditeur ou de l’intégrateur sélectionné. 

“La partie services compte tout autant, voire plus, que la partie technique dans le choix d’une solution SIRH. En effet, dans une même gamme, la plupart des outils se valent et proposent des fonctionnalités techniques similaires. C’est donc sur le volet service que se fait vraiment la différence.”, explique Marion Delemotte, Directrice associée du cabinet de conseil. 

Pour bien cerner vos attentes et faciliter l’aide au choix SIRH, il est important d’avoir une vision globale plus long-terme de l’évolution de votre service RH. Vous n’aurez pas les mêmes besoins d’accompagnement selon l’évolution de la taille de votre équipe ou un souhait de plus moins internaliser ou au contraire externaliser certaines tâches par exemple. Les besoins serviciels concernent les points suivants :

• La durée et les délais idéaux dans lesquels vous souhaitez mettre en place votre projet, car le niveau de réactivité diffère selon les prestataires.
• Le niveau d’accompagnement souhaité sur les critères de relation client, d’écoute et de disponibilité.
• Le besoin en formation : voulez-vous simplement déléguer une tâche ou être formé par le prestataire pour monter en compétence et à terme éventuellement gérer la solution en toute autonomie ?

“Chez Newext RH, notre expertise et la diversité de nos expériences nous apporte une excellente connaissance de toutes les différences qui existent entre les éditeurs, que ce soit sur les aspects techniques ou serviciels. Nous connaissions donc tous les points sur lesquels les clients doivent être attentifs et au clair vis-à-vis de leurs propres attentes. “, précise Marion Delemotte.

Se faire conseiller dans l’élaboration du cahier des charges, et plus globalement dans le choix d’un éditeur SIRH, peut ainsi vraiment permettre d’éviter les mauvaises surprises après coup. Car elles ne sont malheureusement pas rares, concernant le scope d’intervention de l’éditeur par exemple, comme en témoigne Caroline Damond, Directrice des Ressources Humaines du Groupe Bouhyer : 

“Nous avions prévu d’externaliser complètement le traitement de la Paie chez un éditeur, mais nous nous sommes rendu compte très tardivement que ce ne serait pas possible. La Paie des deux établissements de notre groupe n’étant pas traitée à la même date, elle ne pouvait pas être gérée par l’éditeur comme une seule prestation, tel que cela nous avait été indiqué au départ du projet. Par conséquent, nous devons fonctionner avec l’éditeur en co-production, ce qui implique qu’une part importante du travail va rester à la charge de notre équipe en interne.” (Lire le témoignage complet).

4 – Accompagnement à l’aide au choix SIRH

Une fois les besoins bien définis, il peut être confortable d’être accompagné sur la gestion de la consultation, une phase procédurière et chronophage, pourtant indispensable à la sélection du prestataire SIRH qui vous correspondra le mieux. À cet effet, un prestataire comme Newext RH peut vous épauler sur l’ensemble du processus, à des niveaux d’intervention différents, de l’assistanat à une prise en charge complète, selon l’autonomie que vous souhaitez garder.

• Proposition de standards sur les aspects juridiques, commerciaux et sur les modalités de consultation, à valider par vos services achat et juridique et par le DPO (délégué à la protection des données) en interne. 

• Rédaction du marché.
• Gestion des allotissements le cas échéant.
• Élaboration d’une liste d’éditeurs pertinents auxquels présenter l’appel d’offres.
• Prise de contact, échanges et gestion administrative avec les prestataires sélectionnés.

5 – Sélection du prestataire SIRH

Enfin vient le choix final de votre fournisseur de solution SIRH. Si vous êtes accompagné dans cette phase, votre intervenant extérieur pourra être présent, voire animer les soutenances des prestataires présélectionnés. Il vous fournira un tableau récapitulatif des offres reçues et challengera les éditeurs sur leurs propositions pour vous conseiller le SIRH adapté.

Les critères qui entrent en compte dans la sélection, indépendamment des aspects techniques et serviciels, sont les suivants :

• Prédominance de l’éditeur sur le marché public ou privé
• Spécialisation dans un secteur d’activité
• Panel de service proposé
• Taille du prestataire par rapport à la vôtre (notion de risque financier)
• Existence de coûts récurrents dans la prestation
• Partage d’un même état d’esprit, d’un positionnement cohérent

Un cabinet de conseil pourra finalement vous accompagner sur la partie contractualisation, même si des compétences juridiques plus approfondies sont souvent nécessaires à cette étape.