Projet SIRH : commencez l’année avec sérénité grâce à un renfort technique et métier

Les Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH) sont au cœur de la transformation digitale des entreprises. Ces dernières années, le marché des SIRH connaît une croissance significative, avec une hausse d’environ 8% par an depuis quatre ans, selon une étude Markless. Cette dynamique répond aux enjeux d’harmonisation et de centralisation des processus SIRH. La transition vers de nouveaux logiciels SIRH représente une étape cruciale pour les entreprises. Cet article explique pourquoi il est préférable d’instaurer un changement SIRH en début d’année, quels défis associés sont à relever et l’aide que peut apporter un renfort extérieur. 

Une fin d’année chargée pour les services RH 

La fin d’année est chargée pour les services de ressources humaines, et en particulier pour les équipes de Paie. Le cycle de Paie en décembre est généralement raccourci en raison des congés des équipes de Paie et des virements avancés. À cela s’ajoutent le calcul et le contrôle des primes annuelles ainsi que la régularisation de certaines cotisations qui arrivent à échéance, deux tâches qui requièrent une attention particulière. En outre, certains secteurs d’activité connaissant des embauches importantes en cette période de l’année, ce qui ajoute une couche supplémentaire de complexité à la gestion de la Paie.

En parallèle, les équipes RH doivent anticiper le mois de janvier et son lot d’évolutions légales et conventionnelles. Ces changements nécessitent une mise à jour minutieuse des paramètres du système de Paie pour garantir la conformité. De plus, les ajustements des taux pour les assurances telles que les accidents du travail, la mutuelle et la prévoyance, ainsi que les changements potentiels d’organisme de mutuelle/prévoyance, doivent être pris en compte.

Projet SIRH de début d’année : les défis à relever

Lancer un projet SIRH en début d’année permet d’éviter les contraintes liées aux reprises de cumuls de cotisations de l’année précédente. Cependant, cela implique également de continuer à produire la Paie dans une période déjà bien chargée. De nombreux défis sont donc à relever :

• Échéances serrées et manque de temps : les délais de traitement sont courts, ce qui exige une gestion efficace du temps et des ressources.
• Fiabilité et conformité de la Paie : il est crucial de maintenir la précision et la conformité des traitements de Paie, malgré la transition vers un nouveau système.
• Disponibilité des équipes Paie : les équipes Paie doivent rester disponibles pour répondre aux besoins des collaborateurs, tout en assurant la transition.
• Appropriation des nouveaux outils : les gestionnaires de paie (GP) doivent rapidement s’adapter aux nouveaux outils et processus, ce qui peut inclure des changements dans les calendriers de Paie et les méthodes de production.
• Conduite du changement : le changement doit être intégré auprès des services internes pour minimiser les perturbations et assurer l’adhésion des collaborateurs.
• Stabilisation de la paie et contrôles renforcés : durant les premiers mois, il est essentiel de stabiliser la Paie et de réaliser des contrôles approfondis pour éviter toute erreur.

Si ces défis ne sont pas relevés, les risques sont nombreux et les conséquences peuvent être irréversibles. Des erreurs et retards en Paie peuvent entraîner des problèmes financiers et une insatisfaction des employés, associée à une perte de confiance envers le nouveau système. Le stress et épuisement des équipes conduit logiquement à une baisse d’efficacité et à un risque accru des arrêts maladie, accompagné d’une crainte de devoir renouveler les équipes Paie. Et si les employés sollicitent leurs collègues RH de manière accrue à cause d’un manque d’accompagnement ou d’une méfiance non gérée, la charge de travail des équipes RH augmentera d’autant plus.

Renfort Paie : les bénéfices de l’intervention d’un consultant Paie

Face aux nombreux défis associés à un projet SIRH en début d’année, le recours à un consultant RH externe spécialisé peut s’avérer être une stratégie gagnante. Un consultant SIRH vous aidera pour votre bascule SIRH, tandis qu’un consultant Paie pourra intervenir en renfort opérationnel pour que vos équipes internes puissent gérer la bascule. C’est au choix ! Dans les deux cas, les avantages de cette approche sont nombreux :

• Expertise spécialisée : un consultant SIRH ou Paie apporte une connaissance approfondie et spécialisée, offrant ainsi une aide opérationnelle immédiate de qualité. 

• Adaptabilité : les consultants peuvent proposer des interventions sur mesure, adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise et du projet en cours. 

• Déchargement des équipes internes : en prenant en charge certains aspects du projet, le consultant permet aux équipes internes de se concentrer sur les tâches stratégiques liées au projet SIRH, sans compromettre les opérations quotidiennes telles que la production de la Paie.

• Accompagnement en phase de recette : le consultant peut conseiller et assister en phase de recette, assurant ainsi que le nouveau système fonctionne comme prévu avant son lancement complet.

• Allégement de la charge mentale : en gérant des aspects spécifiques tels que la veille juridique, le consultant peut alléger la charge mentale des équipes internes, leur permettant de se concentrer sur des enjeux plus stratégiques.

• Coût maîtrisé de la prestation : bien que l’embauche d’un consultant représente un coût, ce dernier est généralement bien maîtrisé et justifié par l’efficacité et les avantages apportés par son intervention.

Les spécificités du cabinet Newext RH

Vous êtes convaincus de devoir faire appel à un consultant Paie ou à un consultant SIRH ? Il ne reste plus qu’à trouver le bon intervenant !

Chez Newext RH, la diversité des profils des consultants permet d’offrir un accompagnement sur-mesure pour chaque prestation. L’équipe est compétente pour la gestion de projet depuis la conception jusqu’à la mise en œuvre, avec notamment la recette, le pilotage, la stabilisation des projets SIRH, ainsi que dans la gestion des relations avec les éditeurs de logiciels. Nos experts Paie fournissent un renfort technique en Paie, accompagnant les entreprises dans la prise en main des nouveaux outils, ainsi que dans la rédaction et la mise en place de processus optimisés. 

De plus, nos consultants possèdent une double compétence métier et technique. La casquette métier permet une compréhension approfondie du métier de la Paie, indispensable pour aborder ses complexités spécifiques et apporter des solutions concrètes. La casquette technique, avec la maîtrise des logiciels SIRH permet à Newext RH de fournir des conseils avisés sur le choix des systèmes, leur configuration, et leur intégration au sein des pratiques RH existantes.