Pilotage de la masse salariale : tendances et bonnes pratiques

Le pilotage de la masse salariale a été l’un des grands enjeux de cette année 2020 très bousculée. Les difficultés inhérentes à cette fonction en temps normal ont été exacerbées, et les entreprises qui avaient mis en place un système de pilotage performant s’en sont félicitées.
Piloter sa masse salariale au plus près nécessite en effet des outils, mais aussi une organisation et des processus adaptés.

Nous donnons ici la parole à Xavier Delaporte, Directeur associé chez Allshare, pour faire le point sur ce que recouvre cette fonction et partager les grandes tendances et les bonnes pratiques qu’Allshare a pu observer sur le marché.

Qu’est-ce que le pilotage de la masse salariale ?

Il s’agit concrètement de la gestion des effectifs dans une organisation, aussi bien sur le volet financier (optimisation des dépenses) qu’au niveau purement RH (maintenir un haut niveau de satisfaction et un turnover bas).

Le pilotage de la masse salariale fonctionne généralement de la façon suivante :

1 – Récolte des informations
2 – Analyse des données et identification de tendances, de dysfonctionnements, ou au contraire de bonnes performances.
3 – Planification d’actions concrètes pour améliorer l’existant

La masse salariale, un enjeu critique pour toutes les entreprises

La masse salariale d’une entreprise a au moins 3 grandes caractéristiques :

Elle représente de 50 à 80 % de toutes les charges de l’entreprise, mais, paradoxalement elle est le coût le moins bien maitrisé.
Elle a une grande inertie dans le temps : souvent les décisions prises auront des effets pendant de nombreuses années.
Enfin, il s’agit d’un sujet complexe par nature, car il doit prendre en compte de nombreuses variables : les statuts (cadres, employés, expatriés…), les contrats (CDI, CDD, prestataires, stagiaires…), les différents éléments de rémunération (fixe, variable, bonus, charges, provisions…), sans oublier les inducteurs : légal, organisationnel, conventionnel…

La masse salariale représente donc un enjeu économique important et elle doit donc être pilotée. Mais compte tenu de son inertie, il faut la piloter comme un très gros bateau plutôt qu’un dériveur léger.

Les composantes de la masse salariale induisent une certaine complexité

La gestion de la masse salariale peut être envisagée différemment selon le point de vue où le gestionnaire se place, car elle englobe plusieurs types de coûts :

Ceux de la paie, tout d’abord, avec une vision RH
Les comptes de classe 6, si l’on adopte une vision comptable
Les OD comptables hors journaux de paie (refacturation, régularisation, provisions – de-provisions ….)
Les coûts des ressources externalisées, comme les intérimaires, les prestataires métiers, qui peuvent représenter jusqu’à 20% des coûts de personnel dans certaines entreprises
Les coûts externes : formations, transports, médecine du travail
Les intéressements et la participation.

Une partie de ces coûts est difficile à maîtriser, car on ne peut pas facilement baisser les salaires, mais une autre partie plus variable peut être pilotée, comme les rémunérations variables, les avantages sociaux, liés à des décisions de l’entreprise. D’autres coûts sont subis, comme les charges patronales et fiscales et les politiques d’allègement. Certains éléments en cas de départ ou d’Incentive peuvent être taxés différemment et faire partie d’arbitrage.

Autres éléments complexes et même « perturbateurs » : les provisions pour congés payés, notamment, qui font bouger les comptes d’exploitation de manière très importante, car les provisions se font en année N et le versement en N+1.

Il faut également mentionner que certaines pratiques ne facilitent pas l’analyse de ces éléments, comme les OD comptables, par exemple, qui représentent généralement en fin de mois des sommes importantes qu’il n’est pas possible d’analyser, car elles englobent des éléments très divers. Autre phénomène courant vécu en entreprise : les RH communiquent un budget, le Contrôle De Gestion le modifie mais sans en informer les RH, puis demande des explications sur les écarts.

Cela signifie qu’il est important que la DAF et les RH partagent les mêmes indicateurs, pour faciliter la compréhension de la masse salariale, et bénéficient des mêmes droits d’accès aux données.

La gestion des effectifs en est un bon exemple : lorsqu’un salarié entre dans l’entreprise fin décembre, il va compter pour un ETP sur l’année côté RH, alors qu’avec la vision financière, il faut prendre en compte le fait que sur l’année, son impact sur la masse salariale est négligeable. A l’inverse, un départ implique un impact sur la masse salariale via l’intéressement et la participation.

Cette complexité de pilotage nécessite de recourir à des compétences spécifiques. Sinon, le risque pour un DAF est d’annoncer des chiffres qui pourraient être démentis, ou dont il aurait des difficultés à expliquer la provenance ou le calcul. Plus généralement, un manque de compétences spécifiques sur ces sujets pourrait induire une non maitrise de l’évolution de la masse salariale.

Comment réunir les parties prenantes ?

Par ses enjeux, le pilotage de la masse salariale et des effectifs intéresse bien évidemment la DRH, mais aussi la direction générale, la direction financière, ainsi que les directions opérationnelles.

La gestion de la masse salariale dans une grande entreprise se trouve au carrefour des missions de la DAF et des missions de la DRH. La mission de la DRH est de gérer le capital humain de l’entreprise. Mais son pilotage ayant des implications financières directes, qui peuvent impacter la rentabilité de l’entreprise, il est naturel que la DAF soit impliquée.

Pour faire le lien entre ces deux fonctions, beaucoup de grands groupes ont mis en place une fonction de contrôle de gestion sociale. Près d’un tiers des entreprises en sont dotées (selon une étude de la DFCF en 2019), pour répondre notamment aux obligations de reporting RH qui évoluent régulièrement. Dans cette même étude, DAF et DRH s’accordent sur le fait que la mission principale du contrôle de gestion sociale est justement de maîtriser la masse salariale et d’anticiper ses dérives.

Enfin, parmi les acteurs, il ne faut pas oublier les directions opérationnelles. Les managers doivent être le relais de la politique décidée par l’entreprise en matière salariale et ils doivent également remonter du terrain toutes les informations sur l’évolution de leurs équipes qui sont susceptibles d’impacter les prévisions.

Ceci met en exergue la nécessité pour les grands groupes de décentraliser ce pilotage de la masse salariale, pour avoir une vision plus précise, plus objective, et améliorer le relais de l’information, que ce soit top-down ou bottom-up.

On voit ainsi, dans les directions opérationnelles, une organisation incluant le directeur opérationnel (qui a en charge un P&L), le RRH et le contrôleur de gestion de la DOP.

En synthèse, il s’agit donc d’aligner 3 visions : RH, opérationnelle et financière. Et de s’appuyer sur des sponsors à la direction pour appuyer les projets et prendre les décisions en matière d’indicateurs.

Les bonnes pratiques constatées sur le terrain

Regardons maintenant comment tout cela se traduit en pratique chez quelques-uns de nos clients et les enseignements que l’on peut en tirer.

Comment évaluer la qualité du processus de pilotage de la masse salariale et des effectifs dans une entreprise ou une organisation ? Selon nous, plusieurs critères sont à prendre en compte :

Maîtrise des chiffres, des analyses et des reporting : les données sont correctes, les indicateurs sont compréhensibles et partagés par tous, les reportings sont conformes et réalisés dans les temps. Capacité à gérer les re-prévisions de façon souple, en s’adaptant à l’évolution de plus en plus rapide des contextes
Capacité à expliquer les écarts : les outils analytiques permettent d’explorer les données et de comprendre les résultats en isolant les différents effets qui se sont appliqués
Niveau de satisfaction des différentes parties prenantes (DAF, DRH et directions opérationnelles)
Fluidité et productivité des process : les données sont récupérées régulièrement, les processus d’intégration sont fiables et automatisés, les analyses sont simples et rapides à réaliser.
Processus budgétaire : beaucoup de clients se dirigent vers des re-prévisions mensuelles. Il faut un système très souple pour gérer cette fréquence, prendre en compte également le besoin d’établir des plans pluriannuels, en « grandes mailles » et aussi de faire des simulations.

La maîtrise de la présentation des chiffres est également essentielle, avec la prise en compte de besoins différents selon qu’on adopte une vision RH ou une vision financière. Imaginons un bonus versé en mars 2021 mais concernant 2020 : le CDG va l’étaler dès 2021 alors que pour la paie, ce qui compte, c’est la date de versement. Les discussions sur les effectifs jouent aussi sur la masse salariale et nécessitent une définition précise des ETP.

En étudiant les organisations et process qui fonctionnent le mieux chez nos clients, nous avons constaté un certain nombre de caractéristiques communes :

Une cellule centrale de contrôle de gestion qui assure le Contrôle de Gestion Sociale, définit des KPIs, réalise le cadrage du budget, le pilotage du process, le suivi, etc.
Une saisie décentralisée dans les directions opérationnelles (hypothèses opérationnelles pour le budget et suivi)
Une coordination efficace entre ces deux niveaux pour assurer un suivi constant du réalisé et des écarts.
L’existence d’un process de re-prévision trimestriel voire mensuel, pour assurer un pilotage en accord avec le rythme du business.

Ces bonnes pratiques sont appliquées dans des grands groupes de la distribution, mais aussi de l’industrie ou des services et les bénéfices constatés sont clairs :

Meilleur alignement des visions
Fiabilité des chiffres
Prise de décision facilitée.

En cette période de crise, le bon pilotage de la masse salariale est plus que jamais un critère de réussite pour la gestion de l’entreprise, car il contribue à prendre les bonnes décisions grâce à une vision éclairée.

A propos de Allshare

Allshare est le spécialiste des solutions de pilotage de la masse salariale pour les grandes organisations.

Allshare permet à ses clients de piloter leur masse salariale grâce à une offre allant de l’élaboration centralisée ou décentralisée des budgets RH jusqu’à la mise en œuvre et au suivi des politiques salariales en passant par les campagnes de révision salariale. Allshare s’appuie sur une expérience métier de plus de 20 ans sur ce sujet et un parc installé de plus de 200 clients dans tous les secteurs d’activité.

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