Accompagner la digitalisation de la BDES pour fluidifier l’information et faciliter le dialogue social

Passer d’une simple base de dépôt des données à un outil de gestion de la BDES moderne et convivial

«En France, pour nos 7 établissements dont le siège social de 230 personnes à Montigny le Bretonneux, nous étions confrontés depuis plusieurs années à la difficulté d’alimenter et de maintenir notre BDES. Nous utilisions jusqu’alors une solution IBM Notes très peu conviviale. Il s’agissait d’un simple espace de dépôt d’infomations, difficile à maintenir et qui ne correspondait plus aux attentes des IRP et à nos besoins respectifs de données pour faciliter le dialogue social. En outre IBM notes était amenée à disparaître d’ici peu. Nous voulions anticiper en nous dotant d’une solution plus moderne permettant d’alléger la gestion du service RH tout en favorisant l’autonomie des IRP.

Nous avons lancé ce projet de digitalisation de notre BDES en étroite collaboration avec le DRH – Monsieur Mazzoleni, la responsable RH du siège social et les responsables RH des autres établissements.»

Le choix d’une solution ouverte pour davantage d’autonomie

«Pour le choix de la solution, nous avons tout d’abord regardé le marché en étudiant différentes offres, mais celles-ci ne correspondaient pas à nos attentes tant en termes de simplicité d’utilisation que de réactivité commerciale. C’est à ce moment-là que nous avons rencontré les équipes Newext RH qui nous ont présenté la solution Altays. Nous avons été immédiatement séduits par son ergonomie intuitive et le peu de formation nécessaire à sa bonne prise en main. l’outil propose en effet un système d’indicateurs que les IRP peuvent utiliser de façon autonome pour faire leurs propres statistiques. Elles n’ont pas besoin de passer par les RH pour réaliser leurs requêtes spécifiques. La transparence est maintenue. Au regard de nos enjeux, cela a fait toute la différence».

Miser sur un accompagnement de proximité pour un déploiement dans un temps record

«Suite à la qualité des conseils prodigués par les équipes Newext RH autour du choix de la solution, et comme nous n’étions pas des experts du sujet, nous avons choisi d’être accompagnés dans le cadrage de notre projet, la définition des besoins et aussi pour faire le lien entre la solution et SKF.

Le projet a été une première fois initié fin 2019 mais a été reporté à plusieurs reprises en 2020 en raison de la crise sanitaire. Nous avons finalement décidé de démarrer début décembre 2020 pour achever le projet dans les tous premiers jours de janvier 2021. Newext RH a été particulièrement réactif et présent pour assurer ce déploiement en moins de 4 semaines. Notre consultant a été très pédagogue et toujours disponible pour répondre à nos questions. Nous avons tenu, voire même devancé notre timing très serré !».

Des premiers retours d’expérience très encourageants

«Aujourd’hui, l’outil n’est pas encore officiellement déployé pour l’ensemble des parties prenantes. La solution a toutefois d’ores et déjà été présentée au CSE qui l’a grandement plébiscitée.

Du côté des RH, nous finissons d’intégrer les données depuis 2018 et nous voyons déjà tout l’intérêt des imports en masse. C’est un gain de temps considérable. Les établissements finalisent également l’alimentation de la BDES et nous serons alors prêts à ouvrir l’accès aux représentants du personnel. Avec Newext RH à nos côtés, nous nous sommes sentis en totale confiance. La qualité des services proposés nous a permis de réaliser notre projet dans les temps et de ne pas nous tromper au regard de l’investissement financier autour de cette solution.

La réalisation de ce projet pendant la crise, avec le recours massif au télétravail, a mis encore plus en évidence le besoin de digitaliser nos processus.
Contrairement à ce que l’on aurait pu penser, cette situation si particulière a resseré les liens en interne et cette nouvelle solution BDES va grandement faciliter les échanges et la qualité du dialogue social.

Nous nous félicitons d’avoir noué ce partenariat gagnant avec Newext RH et nous solliciterons très certainement leurs experts pour accompagner nos futurs projets de digitalisation RH.

Johanna Charbonnaud – HR Service Partner.