Télétravail, hybridation du travail, Flex Office : un autre regard sur la gestion des temps et des présences

Pour cette tribune GTA et planification, nous donnons la parole à Louis de Veron – Cofounder Hubtobee

S’il est bien quelque chose que l’on pouvait tous craindre avec le Covid et la mise en place du télétravail, c’est la difficulté à pouvoir continuer à piloter l’organisation et à s’assurer que les équipes restent engagées et productives malgré la distanciation et la perte de lien social.

En septembre 2020 après le 1^er confinement, lors de nos différentes rencontres avec des DRH, 30 % d’entre eux pensaient sincèrement que nous allions revenir au monde d’avant.

6 mois après, à l’aube du 2^ème confinement, les discours avaient déjà bien changé !

Aujourd’hui, avec le temps, les entreprises ont petit à petit pris conscience qu’il était possible pour les collaborateurs de rester productifs en travaillant de chez eux, tout en faisant partie d’une organisation et d’une équipe.

Pour preuve les accords de télétravail en forte croissance pour prendre en compte les nouvelles attentes des salariés et aussi pour renforcer l’attractivité de la marque employeur.

Avant la pandémie, nous allions au bureau ou encore à l’usine pour travailler, pour collaborer et pour produire, c’était la norme pour de nombreuses organisations.

Avec le télétravail qui est venu régulièrement s’imposer dans les entreprises et l’adaptation technologique des outils qui en a découlé, les lieux de travail se sont démultipliés.

C’est ainsi que l’on parle aujourd’hui d’hybridation du travail.

Il n’y a plus un seul lieu de travail, mais différents endroits depuis lesquels interagir en équipe ou tout simplement réaliser ses missions individuelles. Et ceci touche tous les acteurs, y compris dans la production où certaines tâches administratives sont tout à fait gérables à distance.

Pour résumer, aujourd’hui on ne va plus au bureau pour faire des mails, mais pour rencontrer des collaborateurs, partager des idées, faire avancer des projets et maintenir le lien social.

Et plus l’on progresse dans l’hybridation, plus justement cette dimension sociale doit progresser elle aussi. La raréfaction des rencontres physiques a changé la donne.

Dans ce contexte, la présence devient un présent pour les autres et il est essentiel qu’elle soit bien préparée, faute de quoi elle peut très vite tuer l’hybridation du travail.

Pour cela, il faut développer l’intelligence de la mobilité afin d’éviter cette phrase que l’on a tous prononcé à un moment ou à un autre : « Si seulement j’avais su que tu étais aussi là »

Pour être productifs et efficaces, les collaborateurs veulent en effet savoir qui sera au même endroit qu’eux quand ils se déplacent et pas uniquement au bureau. C’est tout l’enjeu de l’organisation des plannings et si certains créneaux de rencontres au bureau sont imposés, les salariés sont de plus en plus habitués à l’autonomie. Ils attendent de leurs managers qu’ils abandonnent leur micro-management, pour certains, ou qu’ils deviennent plus flexibles et qu’ils leur fassent davantage confiance.

Dans ce nouveau monde hybride, chacun doit pouvoir organiser son travail comme il le souhaite en fonction de là où il se trouve, prendre des décisions ; être dans l’intrapreneuriat en quelque sorte. C’est ainsi que tout le monde en sort gagnant.

Je crois fermement à ce principe de subsidiarité, comme je crois aussi à la sérendipité lorsque des personnes se rencontrent à la machine à café par exemple et arrivent à faire émerger de nouvelles idées et à imaginer de nouvelles pratiques en partageant sur différents sujets. Bien entendu, la machine à café peut se trouver n’importe où ; l’important surtout étant de favoriser des échanges informels pour encourager à sortir du cadre.

Tout est une question d’agilité et d’équilibre dans la façon de penser hybridation du travail.

Gardons à l’esprit que ni le 100 % Remote, ni le 100 % présentiel ne sont efficaces aujourd’hui. Il faut veiller à un mix équilibré en prenant bien en compte que la présence est stimulante pour les autres et que la dimension sociale reste un facteur déterminant dans l’engagement des collaborateurs.

Maintenant se pose la question du suivi et du pilotage de cette hybridation, car c’est bien légitime, l’employeur a le droit de savoir qui est où et quand, ne serait-ce que pour s’assurer que l’organisation ne prend aucun risque et qu’elle est en conformité avec ses obligations.

Ce qui va être particulièrement important à nos yeux, c’est de venir compléter l’approche purement GTA (Gestion du Temps et de l’Activité) autour de la mesure du temps, en outillant les managers et les équipes pour leur permettre de s’organiser opérationnellement en parfaite connaissance de toutes les informations sur les équipes, les communautés et les espaces.

L’objectif est de mettre en adéquation les présences des collaborateurs et la disponibilité des bureaux à un instant T.

Dans ce contexte d’hybridation, on le comprend, les bureaux deviennent alors flexibles eux aussi. En dehors de certaines fonctions back-office amenées à utiliser des dossiers papiers comme les services comptables, les départements RH (nous ne sommes pas encore à l’ère du tout numérique), les bureaux ne sont plus dédiés à des personnes en particulier.

Chaque collaborateur sait qu’il va devoir désormais partager son espace lorsqu’il est en télétravail. Avec cette maturité qui s’installe, les organisations s’adaptent en uniformisant les espaces avec du matériel identique mais ajustable à disposition de tous (écrans, chargeurs, imprimantes partagées…) et adoptent de plus en plus une logique de Flex office agile et intelligent permettant de regrouper les personnes partageant les mêmes intérêts (travail ou autre) au moment de la réservation de leur desk. Là encore un moyen précieux pour entretenir un bon lien social entre les salariés.

Les entreprises ont tout à gagner à optimiser l’usage de leurs espaces de travail et à mettre en place des solutions dédiées.

Les ROI se traduisent à la fois en économie de mètres carrés (réduction des surfaces inoccupées), en gain de temps et de productivité (pas de déplacement au bureau lorsqu’il n’y a pas de place en fonction des jauges et des accords d’entreprise), un gain de fiabilité dans les calculs de primes de télétravail (éviter l’usage de tableaux Excel et de macros avec toutes les erreurs que cela peut induire), une réduction des coûts d’achat (anticipation du nombre de plateaux repas à préparer pour les restaurations collectives), ou encore, et cela concerne plus la possibilité de travail à distance, la réduction du Turn Over dès lors que l’entreprise permet cette flexibilité et cette agilité si recherchées par les employés aujourd’hui.

Pour conclure, l’hybridation du travail et le Flex Office : conséquences bénéfiques du télétravail ?

Doit-on y voir le verre à moitié vide ou à moitié pleine ? Ce qui est certain, c’est qu’avec les bouleversements liés à la crise du Covid, les entreprises commencent à réinventer l’espace de travail, plus petit, sans cloisonnement pour favoriser le lien social.

La problématique, comme tout changement de cette envergure, c’est que nous sommes passés d’un extrême à l’autre dans un laps de temps plutôt court et que le mouvement de balancier doit encore se stabiliser.

L’hybridation n’a de sens qui si elle reste variable avec une forme de liberté associée au télétravail. Chacun doit pouvoir être dans de bonnes conditions pour produire et l’entreprise doit aider ses collaborateurs à améliorer leur qualité de vie au travail.

Pendant longtemps on a affirmé que les salariés ne voulaient pas mixer vie privée et vie professionnelle. Les générations d’aujourd’hui, et même aussi les générations plus anciennes, montrent qu’avec une vision hybride, agile et flexible du travail, elles se sentent plus libres et plus engagées.

Alors mesurer le temps de travail et la présence oui, mais surtout faciliter l’organisation du temps et de la présence de chacun en fonction de ses besoins et de ses missions, c’est ce qui compte aujourd’hui dans ce monde du travail en pleine transformation.

Fini le présentéisme à l’ancienne, nous sommes convaincus que le télétravail et le FLEX Office vont bien davantage favoriser UNE VRAIE présence profitable à tous !

A propos de Hubtobee

Hubtobee, start-up française B2B, SaaS, fondée en 2015 par Louis de Veron, Benoit Rabourdin, et Bruno Rochet en vue d’optimiser les dépenses des voyages d’affaires, grâce à une intelligence collective bien travaillée. Suite à la crise de la COVID-19 et à la démocratisation du travail hybride, l’entreprise a développé une nouvelle solution dédiée à l’organisation du travail hybride, en 2020.

L’objet de cette application appelée Hubtobee Flex, est de déployer les interactions physiques et l’intelligence collective dans les entreprises pour créer l’environnement de travail hybride le plus efficace possible. Notre mission est d’inspirer les entreprises en utilisant le levier de l’intelligence collective, tout le temps et partout.

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