L’uniformisation de la Paie à l’international : un enjeu de taille pour les PME

TRIBUNE de Hans Joris – Co-fondateur et CEO de PayBIX

La Paie est un élément majeur pour la pérennité d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Elle est indissociable de l’employabilité et donc du capital humain qui assure une activité. Les petites et moyennes entreprises externalisent le plus souvent la gestion de la Paie car ils n’ont généralement pas les moyens ou l’effectif suffisant pour embaucher un profil dédié aux RH, et encore moins à la Paie. Si c’est au dirigeant qu’incombent les tâches RH et Paie, alors qu’il n’est pas expert du domaine, il a tout intérêt à faire appel à un prestataire qui sera son partenaire Paie.

Gestion de la Paie à l’internationale : des solutions peu convaincantes

Une gestion de la Paie optimisée à l’échelle nationale

L’organisation externalisée de la Paie avec un prestataire, au niveau national, est assez simple. Le client envoie les données mensuelles nécessaires au traitement de la Paie (input) à son prestataire qui s’occupe du traitement pour renvoyer ensuite les bulletins de Paie (output). Tous les employés dépendent de la même réglementation, le prestataire connaît son métier. Même si la gestion de la Paie n’est jamais simple, de cette façon, elle peut être appréhendée sereinement et de manière assez fluide.

Un patchwork d’outils pour l’international

Mais lorsque différents pays sont concernés, les choses se corsent. Les petites entreprises internationales, que ce soient des PME implantées dans différents pays, ou des entités de grands groupes, n’ont pas d’autres choix que de multiplier les processus et les outils, avec un logiciel de Paie différent par pays. 

Cette configuration n’amène aucun avantage. Aucune vue d’ensemble agrégée des effectifs et des données globales n’est possible. L’intégration des données qui doivent être consolidées doit se faire manuellement au prix de nombreuses heures de travail. Le traitement peut prendre jusqu’à quatorze jours alors qu’il ne nécessite que quelques heures à échelle nationale. De plus, le risque d’erreur est très élevé, ce qui ne fait qu’augmenter le temps dédié à la Paie, tout comme l’hétérogénéité des outils utilisés. Certains sont plus performants et plus aboutis que d’autres. Ils ne fournissent pas les données sortantes sous le même format (mail, excel, PDF), ce qui complexifie la normalisation des procédures.

Une uniformisation dédiée aux grands groupes

La plupart des prestataires Paie qui opèrent à l’international proposent une gestion basée sur un traitement national de la Paie. S’ils considéraient les demandes d’uniformisation comme de belles opportunités commerciales, ils ont vite compris que c’était un travail manuel laborieux. Les éditeurs perdaient ainsi leur valeur ajoutée, qui est l’analyse des données et des indicateurs globaux, tout en proposant des solutions qui ne sont pas satisfaisantes pour les clients.

Des solutions uniformisées et performantes existent. Mais elles ne sont accessibles que par les multinationales qui peuvent allouer de gros budgets au traitement de la Paie.  Même les petites entités de grands groupes, qui sont bien équipées, avec SAP par exemple, n’ont pas l’expertise nécessaire au développement de tels outils. 

Epix par PayBIX : la solution accessible d’uniformisation de la Paie à l’international

Une plateforme d’intégration pour 30 pays

C’est dans ce contexte que PayBIX souhaite permettre aux PMEs de bénéficier, elles aussi, d’une Paie uniformisée à l’international. L’équipe a développé une plateforme qui permet aux entreprises d’accéder à une vue d’ensemble de leur système de Paie. 

PayBIX a soigneusement sélectionné un partenaire Paie fiable et performant par pays, appelé ICP pour “In-country Payroll Provider”. Ce partenaire traite la Paie comme à son habitude, avec ses contraintes nationales. Parce que la problématique n’est pas uniquement de rassembler des données. Elles doivent en effet toutes être traitées dans le cadre légal, un salaire brut français n’ayant rien à voir avec un salaire brut allemand. Mais, au lieu d’envoyer les outputs aux clients, l’ICP les transfère sur la plateforme Epix, qui se charge d’harmoniser tous les traitements. Le client peut ensuite ainsi accéder sous 24h, après le calcul, à toutes les données et à tous les indicateurs agrégés pour toutes les entités de tous les pays.

Pour l’instant, les clients échangent en direct avec le prestataire local pour le transfert des données en input. Mais à terme, l’objectif est que la plateforme Epix puisse recevoir également les données entrantes.

Une coordination facilitée et centralisée de la Paie 

Cette solution permet de limiter les problèmes liés à une uniformisation manuelle de la Paie à l’international. En permettant au clients d’utiliser Epix comme unique interface Paie, les économies d’échelle réalisées sur le coût de la fonction Paie internationale  sont énormes. L’harmonisation des données permet d’augmenter la productivité, en gagnant un temps précieux tout en limitant les erreurs.

Grâce à Epix, les clients s’adressent à un interlocuteur unique pour tous les aspects commerciaux et bénéficient d’un service d’accompagnement technique en direct auprès de l’ICP. Tous les documents administratifs sont homogénéisés pour faciliter les démarches contractuelles.

Le système offre de nombreuses autres opportunités, comme la possibilité d’y recenser les travailleurs en freelance et d’associer différents contrats à un même employé.

En adressant ces différentes problématiques, l’utilisation d’Epix permet un réel avantage lorsque la Paie concerne au moins cinq pays. Elle permet d’économiser jusqu’à plus de 12 jours sur le traitement de la Paie.

À propos de PayBIX

La plateforme Epix a été développée par l’équipe de PayBIX qui souhaite soutenir les PME dans l’uniformisation de la Paie à l’international. L’activité a démarré en février 2022 et connaît une évolution rapide, avec, notamment, une première levée de fonds réussie en novembre 2022 avec 18 investisseurs impliqués.