Assistance au démarrage : les outils pour bien amorcer votre transition SIRH

Qu’est-ce qu’est l’assistance au démarrage ? C’est accompagner le client lors de la première mise en production de l’outil SIRH sur un ou plusieurs mois afin de stabiliser celui-ci, apporter de la sérénité et du confort à son utilisation. 

Lors du renouvellement des outils RH ou lors de changements importants dans votre entreprise, vous devez préparer de manière précise et planifier les étapes clés de ce projet. L’enjeu est double : faciliter l’atterrissage en douceur vers la nouvelle solution, et, notamment, s’assurer de la bonne adéquation des informations attendues durant la migration de l’ancien système vers le nouveau. 

Transition SIRH : la nécessité de préparer la phase de  démarrage du projet

“Mon travail consiste actuellement à représenter un leader du marché dans le domaine de l’édition des solutions SIRH. Lors de mes missions d’assistance au démarrage, je me rends compte que la préparation, l’un des éléments clé pour ce type de prestation, peut être optimisée.”, précise Gilles Bompas, consultant senior expert SIRH AMOA chez Newext RH. 

Le maître d’ouvrage doit pouvoir préparer cette étape avant même son démarrage. Sa mission est décisive afin que les équipes client et projet travaillent en bonne entente. Pour cela, il doit avoir une vision claire sur ces différents sujets :  

• Dresser l’état des lieux du ou des systèmes en place avant la transition pour connaître les freins et les avantages du nouvel outil. 
• Identifier les informations migrées, leur quantité et leur nature. 
• Analyser l’importance stratégique de ces éléments pour l’entreprise aidée. 
• Définir une méthodologie et un plan d’action devant répondre au besoin du client. 

Pour garantir la réussite de l’assistance et s’assurer que les équipes sont bien accompagnées, le maître d’ouvrage dispose également d’outils qu’il peut – et doit – déployer.

Préparer l’assistance au démarrage : des outils à déployer 

“Cette année, nous avons amélioré la méthodologie de préparation à cette étape importante dans le suivi de nos nouveaux clients.  Plusieurs outils ont été élaborés à la suite de nos remontées « terrain ». Il est notamment primordial d’avoir un ou des documents de référence sur lequel se reporter en cas de difficulté ou dans le cadre d’un nouvel arrivant dans le service. 

Voici la liste des principaux outils que vous pouvez déployer si ce n’est pas déjà fait et que nous vous conseillons de mettre en place quel que soit le cadre de votre projet de transition SIRH”., expose Gilles Bompas.

# 1 La “carte d’identité” du client accompagné 

En amont du projet, créez une fiche récapitulative contenant toutes les informations dont vous avez besoin pour bien démarrer : 

• Des informations organisationnelles : conventions collectives en vigueur, nombre de sociétés et/ou d’établissements, nombre de collaborateurs impactés, etc.
• Le détail de la composition de l’équipe RH/Paie et DSI qui doit être accompagnée
• La liste des spécificités dans le paramétrage en termes de gestion administrative, de Paie, de gestion du temps (dossiers d’analyse, de paramétrages…) 
• Les « modules » choisis pour la nouvelle solution logicielle
• Les interlocuteurs désignés pour être référents du projet, en interne
• Le calendrier du projet et les échéances à respecter
• Le plan de bascule de mise en production rappelant les différentes étapes et les acteurs engagés

Cette liste n’est pas exhaustive. Vous pouvez y ajouter toutes les informations spécifiques à votre situation et qui vous semblent pertinentes pour faciliter la mise en production de votre client.  

#2 La « checklist » des éléments de contrôle des dossiers salariés 

Vous devez cocher toutes les cases de chacune de ses catégories pour assurer votre démarrage ! 

Données administratives 

✔ Les données relatives aux effectifs sont correctes. 

✔ Les entrées et les sorties sont saisies.  

✔ Les informations contractuelles sont à jour (CDD, CDI, intérimaires, prestataires). 

✔ Les temps de travail ont été correctement pointés.  

✔ L’organigramme et les statuts des collaborateurs sont exacts. 

✔ Les données bancaires sont correctes.

Variables de paie 

✔ Tous les éléments variables ont été saisis. 

✔ La liste des absences prévues est à jour. 

✔ Les arrêts de travail ont été enregistrés. 

✔ Les avances, acomptes et trop-perçus ont été signalés. 

✔ Les éléments en attente interface ont été validés. 

✔ Les demandes urgentes suite à la période de transition entre l’ancien et le nouvel outil ont été traitées et/ou validées. 

✔ Tous les tickets de la phase recette ont été résolus, ou leur impact sur le projet doit être bien pris en compte.

 Déclaratif 

✔Lancer une DSN test afin d’en valider le bon fonctionnement avant la date limite. 

Contrôle comptable et analytique  

Un dernier contrôle de la comptabilité et de l’analytique doit aussi être effectué en lançant les états correspondants, c’est-à-dire que toutes les données administratives doivent être correctement traduites en comptabilité à l’attention du contrôle de gestion. 

#3 Le compte-rendu de mission 

Ce compte-rendu garantit au client une traçabilité des actions entreprises pendant la prestation d’assistance au démarrage, il peut comporter plusieurs documents, par exemple :
 

✔ Modes opératoires en adéquation avec le besoin client

✔ Rapports sur les tickets ouverts durant la prestation

✔ Listings des différentes situations rencontrées pendant l’assistance

#4 Une FAQ sur les modes opératoires 

Créer une liste des questions courantes permet d’avoir un document de référence évolutif : il guide les équipes et facilitent l’intégration de nouvelles personnes au service. 

Cette FAQ regroupe à la fois des indications méthodologiques du projet ainsi que différents retours d’expérience des consultants. 

“En parallèle de la mise en place de ces outils, le maître d’ouvrage est responsable de la préparation du projet du point de vue opérationnel. Cela passe par la constitution d’une équipe projet, l’attribution d’un rôle à chacun de ses membres et la création d’un canal de communication dédié au projet.  

En amont du projet, il doit également sensibiliser les collaborateurs pour qu’ils le comprennent et l’acceptent. Enfin, il doit anticiper l’accompagnement au changement nécessaire pour que le nouvel outil soit rapidement pris en main après son déploiement.”, ajoute Gilles.

Une bonne préparation de l’assistance au démarrage garantit la réussite de votre migration SIRH

En capitalisant sur le travail du maître d’ouvrage, vous bénéficiez d’une vue éclairée sur chaque étape du projet. En cas d’anomalie, sa connaissance approfondie du périmètre fonctionnel est décisive. Il fait alors le pont avec le maître d’œuvre pour l’aider à résoudre les problématiques rencontrées. 

Les outils qu’il déploie vous aident à améliorer la traçabilité et le bon suivi de la mission. La carte d’identité du projet et la checklist des éléments de contrôle des dossiers salariés sont par exemple très utiles pour que les collaborateurs qui rejoignent le projet en cours de route aient accès à toutes les informations dont ils ont besoin sans avoir à poser de nombreuses questions. 

Une bonne préparation contribue également à créer un climat de confiance entre le client et l’éditeur. Les consultants chargés du projet peuvent ainsi montrer une meilleure considération pour le client en fournissant des suivis et des comptes-rendus réguliers. Cela renforce la transparence et l’efficacité qui sont le socle d’une collaboration fructueuse.